Kurumsal İletişim Müdürlüğü

Müdürlüğümüz; 29.11.2005 tarihindeki Belediye ve bağlı kuruluşları norm kadro ilke ve kararları çerçevesinde ve Belediye Meclisinin 05.05.2014 tarih ve 2014/61 sayılı sayılı Kararı ile kurulmuştur. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün isim ve yetkilerinin, Belediye Meclisinin 05.09.2019 tarih ve 2019/80 sayılı Kararı ile Kurumsal İletişim Müdürlüğü olarak değiştirilmiştir. Özel Kalem Müdürlüğü’ne bağlı Organizasyon Bürosu, Strateji Geliştirme Müdürlüğü’ne bağlı Dış İlişkiler ve Kaynak Geliştirme Bürosu’nun Dış İlişkiler kısmı bağlanmış ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nün birleştirilerek şeflik olarak hizmetlerini yürütmesine karar verilmiştir. Kurumsal İletişim Müdürü Ayten GENÇ’tir.

Müdürlük; 

  • İdari Büro
  • Muhtarlık İşleri Şefliği
  • Medya İletişim Bürosu
  • Görsel İletişim Bürosu
  • Halkla İlişkiler Saha ve Tanıtım Bürosu
  • Halkla İlişkiler Danışma ve Çözüm Bürosu
  • Sosyal Medya Bürosu
  • Gazete Kadıköy
  • Pankart Atölyesi
  • Web Büro
  • İletişim ve Çözüm Merkezi
  • Organizasyon Büro
  • Dış İlişkiler Bürosu

Tüm personelimiz;

  1. Görev yürütülürken, karar alma ve uygulamada şeffaf ve hesap verebilir olmak,
  2. Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcı ve duyarlı olmak, 
  3. Din, dil, ırk, mezhep, cinsiyet, sınıf ve unvan farkı gözetmeden insan odaklı ve eşitlik ilkesine uygun hizmet vermek,
  4. Belediye kaynaklarının kullanımında kalite, etkinlik ve verimliliği göz önünde bulundurmak,
  5. Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilir, sağlam temellere dayalı görev anlayışını esas almak,
  6. Kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak ilke ve esaslarını temel alarak çalışmalarını yürütmeyi hedeflemişlerdir.

Müdürlüğümüz;

  • Belediyenin stratejik amaçları, prensipleri ve politikaları ile bağlı bulunan mevzuat ve Başkanın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, halkla ilişkilerle ilgili konularda gerçek ve tüzel kişiler nezdinde olumlu bir kurum imajı ve kurumsal temelde sağlıklı bir halkla ilişkiler ortamı oluşturmak üzere faaliyetler yürütmek, 
  • Belediye yönetiminin izlediği politikaların halka benimsetilmesi için gerekli çalışmaları yapmak ve halka duyurmak,
  • Halkla ilişkilerde yüz yüze iletişim ve Radyo-Tv-İnternet kanallarını kullanarak etkili ve doğru iletişimi sağlamak,
  • İnternet ortamında Başkan’ın ve Belediyenin sosyal medya hesaplarını kontrol ve takip etmek,
  • Basında ve sosyal medya mecralarında belediye, ilçe ve Başkanla ilgili çıkan haberlerin takibini yapmak,
  • Belediyenin tüm birimlerinin duyurulması istenen faaliyetlerini iletişim kanalları ile halka duyurmak,
  • Belediyenin kurumsal kimliğinin toplumla paylaşılmasını sağlamak,
  • Belediyenin faaliyetlerini takip etmek, bunlar arasında haber niteliği taşıyanları ilgili medya kuruluşlarına ulaştırmak ve iletişimi sağlamak,
  • Sağlık İşleri Müdürlüğünce düzenli olarak bilgisi verilen ve ayrıca Müdürlüğümüze bizzat başvuru yapan cenaze evlerine halkla ilişkiler saha ekibi tarafından taziye ziyaretlerinde bulunulmasını sağlamak,
  • İlçeye ait haberlerin yer aldığı Gazete Kadıköy’ün yayımlanması için gerekli iş ve işlemlerin zamanında yapılmasını takip etmek,
  • Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmaktan sorumludur.

Kadıköy Belediyesi Kurumsal İletişim Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğine ulaşmak için tıklayınız.

(1) İdari Büronun Görev ve Sorumlulukları

  • Müdür ve Şef/Büro Sorumlusu tarafından havale edilen evrakları süresi içerisinde, yasalara uygun şekilde hazırlamak,
  • Müdürlüğe intikal eden her türlü evrakın kaydını tutmak, ilgili yerlere havalesini sağlamak, takibini yapmak ve cevaplarını düzenleyerek üst yöneticiye sunmak,
  • Gizlilik ilkesi doğrultusunda dosyaları muhafaza etmek ve arşivi düzenlemek,
  • Müdürlüğün ve bağlı birimlerin teknik ve idari ihtiyaçlarını karşılamak,
  • Müdürlüğün mal ve hizmet alımı dosyalarını hazırlamak, takibini yapmak ve ilgili müdürlüklere gönderilmesini sağlamak,
  • Personelin yıllık izinlerini, mesai ve sosyal haklarını takip etmek, bunlara ilişkin yazışmaları yapmak ve dosyalarını tutmak,
  • Müdürlüğün yıllık bütçesi, beş yıllık planı, yıllık planı ve stratejik planını hazırlamak,
  • Müdür başkanlığında yapılacak değerlendirme toplantılarına katılmak, varsa görüş ve önerilerini dile getirmek, işleriyle ilgili bilgi paylaşımında bulunmak,
  • Mutemet ile taşınır kayıt ve kontrol işlemlerini yapmak,
  • Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile üstleri tarafından verilen görevleri yapmakla sorumludur.

 (2) Medya İletişim Bürosunun Görev ve Sorumlulukları:

Basın Danışmanının yönlendirmesi, takibi ve koordinasyonu dahilinde;

  • Basın ve yayın organlarını düzenli olarak tarayarak, belediyeyi ilgilendiren yayın, bilgi, haber ve yorumları takip etmek,
  • Belediye çalışmalarının kamuoyundaki etkilerinin değerlendirmesini yapmak,
  • Kupürlerle basından özetler tasnif ederek Başkanlık Makamını bilgilendirmek, Başkanın isteği doğrultusunda gerekli açıklamaları yapmak,
  • Belediye Başkanının medya randevularını Özel Kalem Müdürlüğü ile koordineli olarak düzenlemek, Belediye Başkanı ve başkan yardımcılarının basın toplantılarının organizasyonunu yapmak,
  • Belediye tarafından düzenlenen tüm etkinliklerin ve yürütülen faaliyetlerin tanıtılması için, basın bültenleri, ilan ve duyurular hazırlayarak, basın yayın organları ile iletişime geçmek ve sonuçlarını takip etmek,
  • Yazılı ve görsel basın için bir veri bankası oluşturmak, köşe yazarlarının ve belediye muhabirlerinin iletişim bilgilerini güncel halde bulundurmak,
  • Basın yayın kuruluşları ile Belediye arasındaki haberleşme talep ve ihtiyaçlarının tespit edilmesi, planlanması, bu konularda gerekli ilişkilerin sağlanması, koordinasyon yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
  • Belediye başkanının katılacağı çeşitli programlarda ve düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimlerini yapmak veya yaptırmak, bu materyalleri talep eden birimlere vermek, düzenli ve ulaşılabilir bir arşiv oluşturmak,
  • Yıl içerisindeki kamera çekimlerinden derlenen görüntülerle ilgili prodüksiyon çalışmalarını yürütmek ve belediye hizmetlerinin sosyal medya hesaplarında yayınlanabilmesi için videolar hazırlamak,
  • Medya kuruluşlarında çıkan haberlerin analizini yapmak ve üst makamlara sunmak,
  • Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile üstleri tarafından verilen görevleri yapmakla sorumludur.

(3) Görsel İletişim Bürosunun Görev ve Sorumlulukları:

Büro Sorumlusunun yönlendirmesi, takibi ve koordinasyonu dahilinde;

  • Müdürlüklerimiz ve onlara bağlı birimler tarafından talep edilen afiş, alan afişi, alan görselleri, antetli kağıt, aylık program, billboard, broşür, davetiye, dosya, e-posta, el ilanı, etiket, kutlama kartı, pankart, raket, iç ve dış mekan tabelaları gibi mecraların tasarlanması, baskıya hazırlanması ve dış mekan çalışmalarının basılmasını sağlamak,
  • Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı ve dijital materyalin tasarımının ve içeriğinin belediye kurumsal kimliğine uygun tarzda hazırlanmasını, denetlenmesini ve uygulanmasını sağlamak,
  • Hazırlanan afiş, billboard, pankart çalışmalarının hangi tarihler arasında nerede yer alacağını belirlemek, asılması için asım listelerini hazırlamak ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
  • Ofis tarafından tasarlanan ve kontrol edilen ilgili materyallerin Kadıköy Belediyesinin tüm iletişim mecralarında değerlendirilmesini sağlamak,
  • Kadıköy Belediyesinin kurumsal iletişimi kapsamı içerisinde yer alan proje, ortak etkinlik, partnerlik, sponsorluk gibi çalışmaların değerlendirmelerini yapmak, uygulanmasını sağlamak,
  • Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile üstleri tarafından verilen görevleri yapmakla sorumludur.

(4) Halkla İlişkiler Danışma ve Çözüm Bürosunun Görev ve Sorumlulukları:

Büro Sorumlusunun yönlendirmesi, takibi ve koordinasyonu dahilinde;

  • Belediye hizmet binası giriş noktalarında Kurumumuzu her ne sebeple olursa olsun ziyaret eden tüm vatandaşlarımızı yardıma hazır ve güler yüzlü bir biçimde karşılamak,
  • Belediye ile vatandaşın arasında iletişimi sağlamak,
  • Kurumumuza gelen vatandaşlarımızın istek, öneri ve şikâyetlerini kayıt altına alarak ilgili birimlere iletmek ve birimlerden gelen cevapları, telefon veya e-mail yolu ile vatandaşa bildirmek,
  • Vatandaşın kurum ile ilgili konusunu mümkün olduğunca tespit edip, yerinde çözülebilenleri derhal çözmek, diğer iş ve işlemleri ilgili müdürlüğe yönlendirmek,
  • Yaşlı, hasta ve engelli vatandaşların işlemlerini kolaylaştırmak için, izinleri dahilinde işlemleri onlar adına yapmak,
  • Gelen istek, öneri ve şikâyet kutusuna bırakılan dilekçeleri takip etmek ve evrak birimine iletmek, görüşmeleri ve kayıtları ilgilisi dışında hiçbir kişi veya kurumla kesinlikle paylaşmamak,
  • Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile üstleri tarafından verilen görevleri yapmakla sorumludur.

(5) Sosyal Medya Bürosunun Görev ve Sorumlulukları:

Büro Sorumlusunun yönlendirmesi, takibi ve koordinasyonu dahilinde;

  • Sosyal Medyada belediye ve başkan adına içerik üretimini yapmak, kurum adına yapılacak paylaşımların kontrolünü yapmak,
  • Sosyal Medya aracılığıyla iletilen şikayet, öneri ve taleplerin yönetime aktarılarak kurumsal çözüm üretilmesini sağlamak ve takibini yapmak,
  • Tarama-takip ve şikâyet analizleri yapmak,
  • Kurumun stratejik dijital kampanyalarına destek olmak,
  • Mesai saatleri dışında konuları mobil olarak takip etmek,
  • Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile üstleri tarafından verilen görevleri yapmakla sorumludur.

(6) Gazete Kadıköy Biriminin Görev ve Sorumlulukları:

Yazı İşleri Müdürünün yönlendirmesi, takibi ve koordinasyonu dahilinde;

  • Belediyemizin çalışmalarını, İlçemizde her alanda görülen gelişmeleri, sanatsal etkinlikleri ve gündeme dair konuları takip etmek,
  • Gazete Kadıköy’ün haftalık olarak basılmasını sağlamak,
  • Birimin idari işler görevini yürütmek, personelin koordinasyonunu sağlamak,
  • Gazetenin basımından önceki son düzeltmelerini yapmak,
  • Muhabirlerin çalışmalarını takip ve kontrol etmek, haber koordinasyonunu sağlamak,
  • Reklam servisinin işlerini takip etmek, çıkacak reklamların kontrolünü yapmak,
  • Perşembe günleri Gazete Kadıköy’de yapılan Gündem Toplantısını yönetmek,
  • Gazetenin yayın politikasını koordine etmek,
  • Gazetenin web sayfasını ve sosyal medya hesabını yönetmek ve takip etmek,
  • Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile üstleri tarafından verilen görevleri yapmakla sorumludur.

(7) Halkla İlişkiler Saha ve Tanıtım Bürosunun Görev ve Sorumlulukları:

Büro Sorumlusunun yönlendirmesi, takibi ve koordinasyonu dahilinde;

  • Kurum adına vatandaşlar ile birebir iletişim sağlamak,
  • Önceden belirlenmiş yıllık programlar ve gündeme göre oluşabilecek aylık ve haftalık programlar dahilinde saha ve tanıtım çalışmalarını yürütmek,
  • Saha ve tanıtım çalışmaları sırasında izleme, kayıt tutma, değerlendirme, raporlama yapmak,
  • Vatandaşlardan gelen talep ve reaksiyonların raporlarını tutmak ve müdüre yazılı olarak bildirmek,
  • Belediye projeleri ve etkinliklerinde bilgi sahibi olmak ve vatandaşa iletmek,
  • İkameti ilçemizde bulunan ve vefat eden vatandaşlarımıza ait bilgileri Sağlık İşleri Müdürlüğünden düzenli olarak takip ederek, kayıtlarını tutmak ve ailelere Başkan adına taziye ziyaretlerinde bulunmak,
  • Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile üstleri tarafından verilen görevleri yapmakla sorumludur.

(8) Pankart Atölyesi Görev ve Sorumlulukları:

Pankart Atölyesi Sorumlusunun yönlendirmesi, takibi ve koordinasyonu dahilinde;

  • Belediyemiz hizmetlerinin ve tüm etkinliklerin halka duyurulması amacıyla tanıtıcı materyallerin (Billboard, Afiş, Pankart, Megaboard vb.) basım çalışmalarını yapmak,
  • Basımı yapılan görsel materyallerin ilçemiz sınırları içerisinde idare tarafından belirlenen alanlara asımının yapılması sağlamak,
  • Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile üstleri tarafından verilen görevleri yapmakla sorumludur.

(9) Web Bürosunun Görev ve Sorumlulukları:

Büro Sorumlusunun yönlendirmesi, takibi ve koordinasyonu dahilinde;

  • Belediye ana portalı (www.kadikoy.bel.tr) ve belediyeye bağlı tüm web sitelerin yönetimini sağlamak,
  •  Web sitelerin anlık takibini yaparak, Kadıköy Belediyesi’nin güncel gelişmelerini web iletişim ortamına aktarmak,
  •  Web sitelerin görsel ve metinsel olarak denetimini sağlamak,
  •  Web sitelerin tasarım, içerik ve kullanım açısından periyodik olarak değerlendirmesini yapmak,
  •  Müdürlükler ve onlara bağlı birimlerle koordineli olarak sitenin geliştirilmesi ve içerik oluşturulması faaliyetlerini yürütmek,
  •  Plazma ve görsel ekranların içerik güncellemelerini gerçekleştirmek,
  •  Mobil Belediyecilik uygulamalarını içerik olarak desteklemek,
  •  Belediye hizmetlerini web ortamına taşımak,
  •  Web ortamında kurumsal iletişimi güçlendirmek,
  • Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile üstleri tarafından verilen görevleri yapmakla sorumludur.

 (10) İletişim ve Çözüm Merkezi Biriminin Görev ve Sorumlulukları:

Birim Sorumlusunun yönlendirmesi, takibi ve koordinasyonu dahilinde;

  • Vatandaşlar ile Belediye arasında iletişimi sağlamak,
  • İletişim ve Çözüm Merkezini arayan vatandaşların belediyemizle ilgili her türlü sorularına yanıt vermek,
  • Vatandaşlardan gelen (telefon ve internet)  istek, öneri ve şikâyetleri kayıt altına alarak ilgili birimlere iletmek ve birimlerden gelen cevapları, telefon veya e-mail yolu ile vatandaşa bildirmek,
  • İletişim ve Çözüm Merkezi çalışanlarının günlük çağrı değerlendirmesini yaparak, üst yöneticilerine haftalık ve aylık raporlar hazırlamak,
  • Müdürlüklerin şikâyet ve çözüm analizlerini yapmak,
  • Şikâyet ve talepler doğrultusunda müdürlüklerin eksikleri hakkında rapor sunmak,
  • Doğal afetlerde ve acil durumlarda vatandaşlardan gelen talep ve şikayetleri belediyenin kriz ve koordinasyon merkezi ve ilgili müdürlüklerine iletmek,
  • Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile üstleri tarafından verilen görevleri yapmakla sorumludur.

(11) Organizasyon Büro Biriminin Görev ve Sorumlulukları:

Müdürün koordinasyonu ve yönlendirmesi dahilinde;

  • Müdürlüklerce gerçekleştirilecek özel gün, haftalar, açılış ve kutlamalar ve ortak çalışmaların organizasyonunu yapmak,
  • Diğer kurumlar ile yapılacak etkinliklerin organizasyonunu yapmak ve her aşamasını takip etmek,
  • Yapılacak programın alan tespiti, salon tahsisi, program akışını kontrol etmek ve davetli kesimi belirlemek, yapılan etkinlik günü organizasyonun başlangıcından bitişine kadarki süreci yürütmek,
  • Özel gün ve haftalar için etkinlik takvimi hazırlamak ve güncel halde bulundurulmasını sağlamak,
  • Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile üstleri tarafından verilen görevleri yapmakla sorumludur.

(12) Dış İlişkiler Bürosunun Görev ve Sorumlulukları:

Büro Sorumlusunun yönlendirmesi, takibi ve koordinasyonu dahilinde;

  • Belediyenin ve faaliyetlerinin ulusal ve uluslararası düzeyde etkin tanıtımını ilgili birimlerle koordineli olarak yapmak,
  • Belediyenin ürettiği hizmetlerin ve çalışmaların görünürlüğünü arttırmak amacıyla ulusal ve uluslararası yarışmalara ilgili birimlerle koordineli olarak başvuru yapmak,
  • Ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlarla, Belediyenin vizyonunu destekleyen ve kurumsal kimliğin görünür olmasını sağlayacak ortak toplantı, seminer, panel, çalıştay, konferans, forum ve sempozyum gibi ortak etkinlikler düzenlemek,
  • Yerel yönetim alanında karşılıklı olarak fayda sağlayacak yerel, ulusal, uluslararası işbirlikleri geliştirmek, işbirliklerinin gerektirdiği iletişim süreçlerini yürütmek ve ilgili birimlerle koordinasyonu sağlamak,
  • Belediyenin ulusal ve uluslararası iletişim ağlarına üye olmasını sağlamak ve üyelik için gereken resmi işlemleri yapmak, üye olunan ulusal ve uluslararası ağlar ile ilgili her türlü resmi işlemlerin takibi ve yürütülmesini; bu kurumlarla işbirliği içinde ortak çalışmalar gerçekleştirilmesi ve panel, seminer, çalıştay, sempozyum, kongre ve benzeri organizasyonların düzenlenmesini sağlamak ve katılmak,
  • Dünya kentleri arasında kardeş kent ilişkileri kurmak ve mevcut ilişkileri geliştirmek, kardeş kent uygulamaları ile farklı kültürlerin birbirlerini tanıması ve yakınlaşmasını temin etmek, halklar arasında kardeşlik duygusunu geliştirecek faaliyetler ile Belediyenin hizmetlerinin geliştirilmesine katkı sağlayacak işbirlikleri gerçekleştirmek,
  • Avrupa Birliği uyum süreci çerçevesinde gereken çalışmaları yapmak veya yaptırmak.
  • Yurt içinde ve yurt dışında düzenlenen toplantı, eğitim, seminer, konferans ve benzeri etkinliklerin Belediye içinde duyurulmasını ve bu etkinliklere belediye yöneticileri, belediye meclis üyeleri ve ilgili personelin katılımını sağlamak,
  • Belediye yöneticileri, belediye meclis üyeleri ve personelinin yurt içi ve yurt dışı görevlendirmelerinde Belediye Başkanı Onayı ve/veya Belediye Meclisi Kararı alınması için gereken yazışmaları yapmak,
  • Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile üstleri tarafından verilen görevleri yapmakla sorumludur.

(13) Muhtarlık İşleri Şefliği Görev ve Sorumlulukları:

Büro Sorumlusunun yönlendirmesi, takibi ve koordinasyonu dahilinde;

  • Muhtarlık İşleri Şefliği, İçişleri Bakanlığının 2015/8 Sayılı Genelgesinde belirtilen iş ve işlemlerin tamamının etkin ve verimli bir şekilde yapılmasından sorumludur.
  • Muhtarlıkların Müdürlük üzerinden kurumla koordinasyonunu ve iletişimini sağlamak,
  • Şefliğin yıllık plan, iç kontrol çalışmaları, bütçe ve benzeri faaliyetlerinin hazırlanmasını sağlamak,
  • Muhtarlıklardan gelen talep ve şikâyetleri inceleyerek gereğinin yapılması için ilgili birimlere iletmek, takibini yapmak ve sonucundan muhtarlıklara bilgi vermek,
  • Birime havale edilen evrakları süresi içerisinde, yasalara uygun şekilde hazırlamak,
  • Birime intikal eden her türlü evrakın kaydını tutmak, ilgili yerlere havalesini sağlamak, takibini yapmak ve cevaplarını düzenleyerek üst yöneticiye sunmak,
  • Gizlilik ilkesi doğrultusunda dosyaları muhafaza etmek ve arşivi düzenlemek,
  • Muhtarlık personelinin ve büro personelinin yıllık izinlerini, mesai ve sosyal haklarını takip etmek, bunlara ilişkin yazışmaları yapmak ve dosyalarını tutmak,
  • Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile üstleri tarafından verilen görevleri yapmakla sorumludur.

 

Kurumsal İletişim Müdürü
Ayten GENÇ
E-Posta Adresi: [email protected]
İletişim Numarası: (0216) 542 50 00
Sayfayı Paylaş
Kapat

Şerdil Dara ODABAŞI

Kadıköy Belediye Başkanı